在管理一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，對(duì)該項(xiàng)目范圍下定義及進(jìn)行策劃僅僅是讓您邁出了成功的第一步。在您為此項(xiàng)目布署好計(jì)劃后，您還得去履行它。您務(wù)必要確保您同意交付的此項(xiàng)工作是在規(guī)定的時(shí)間及預(yù)算范圍內(nèi)完成(可借助項(xiàng)目管理軟件實(shí)現(xiàn))。另外，在制定計(jì)劃的部分過(guò)程中您也要有所保留以備應(yīng)付出現(xiàn)一些不可規(guī)避的問(wèn)題，一旦項(xiàng)目啟動(dòng)，客戶可能會(huì)無(wú)止境地要求您去做遠(yuǎn)多于或遠(yuǎn)不同于起初所協(xié)議的事宜。這時(shí)，您必須使用范圍變更管理。如不然，您最終做的工作將遠(yuǎn)多于最初協(xié)議好的并且在預(yù)算上也得不到改善。換言之，您在自找麻煩。
范圍管理始于范圍定義
在對(duì)一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行詮釋之前，定義范圍或許是最為要緊的部分。實(shí)際上，如果您不確定您要做什么，并對(duì)此項(xiàng)目的范疇一無(wú)所知，您將毫無(wú)成功可言。管理范圍是管理一個(gè)項(xiàng)目至關(guān)重要的一面。然而，如果您未曾做好定義范圍這一步，管理范圍也幾乎是行之無(wú)效的。
為范圍下定義旨在清楚地描述您的項(xiàng)目的邏輯范疇并在此上達(dá)成的協(xié)議。范圍綜述被用來(lái)指出什么是此項(xiàng)目份內(nèi)的事，什么是份外的事。若您對(duì)范圍定義到的方面越多，您的項(xiàng)目將會(huì)被做得越好。
以下信息類型可能有所幫助。
范圍內(nèi)和范圍外的組織機(jī)構(gòu)（人力資源，制造業(yè)，廠商）
項(xiàng)目范圍內(nèi)和范圍外的任務(wù)類型（業(yè)務(wù)需求，當(dāng)前狀態(tài)評(píng)估）
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型（財(cái)政，銷售，雇傭）
范圍內(nèi)和范圍外的主要的生命周期過(guò)程（分析，設(shè)計(jì)，測(cè)試）
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來(lái)源（或數(shù)據(jù)庫(kù)）（賬單，總分類帳，工資表）
范圍內(nèi)和范圍外的主要職能（決策支持，數(shù)據(jù)登記項(xiàng)，管理報(bào)告）
在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候有一個(gè)行之有效的范圍變更過(guò)程
項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組必須意識(shí)到范圍變更不是什么壞事。也就是說(shuō)，對(duì)一個(gè)起步階段的項(xiàng)目進(jìn)行范圍變更絕非一個(gè)有害的提議。事實(shí)上，在一些情況下，這是件好事。首先，客戶們通常都無(wú)法完全指出最終的解決方案所具備的全部條件和特征。其次，即便他們說(shuō)得出來(lái)，事物也會(huì)隨著時(shí)間有所改變，因此對(duì)項(xiàng)目的要求也相應(yīng)要變。要知道，項(xiàng)目本身就是一個(gè)日臻完善的過(guò)程。
如果您不能接納變更，最終所得到的解決方案會(huì)與理想中的相差甚遠(yuǎn)，或者它實(shí)際上會(huì)面目全非、一無(wú)是處。因此，您會(huì)希望客戶能夠在項(xiàng)目期間指出需要變更的地方。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理未能在項(xiàng)目變更上做到先發(fā)制人，問(wèn)題就會(huì)接踵而至。此過(guò)程應(yīng)包括識(shí)別變更，鑒別變更的商業(yè)價(jià)值，判定對(duì)項(xiàng)目的沖擊，并且將結(jié)果信息反饋給項(xiàng)目主辦人以作評(píng)估之用。主辦人能判定這個(gè)變更是否應(yīng)該進(jìn)行。
如果變更需要進(jìn)行，主辦人也應(yīng)當(dāng)會(huì)知悉其對(duì)項(xiàng)目造成的沖擊，并且針對(duì)此變更增撥資金和延長(zhǎng)時(shí)間。
范圍變更管理的常見問(wèn)題
項(xiàng)目組在進(jìn)行范圍變更管理時(shí)會(huì)遇到許多問(wèn)題。
范圍蠕變：一些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為執(zhí)行大范圍的變更不見得會(huì)有進(jìn)行小范圍變更做得那么仔細(xì)。盲目前進(jìn)和增加工作量而不多花心思是一個(gè)趨勢(shì)。范圍蠕變是指當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目擬進(jìn)行大量小的變更時(shí)所迸發(fā)的問(wèn)題。即當(dāng)所有的小變更綜合在一起時(shí)，該項(xiàng)目組會(huì)發(fā)現(xiàn)它要背負(fù)太多的額外工作，預(yù)算再也無(wú)法控制，并且交付時(shí)間也會(huì)有所拖延。
未經(jīng)主辦人批準(zhǔn)：很多時(shí)候，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)收到來(lái)自于最終用戶，股東，或客戶經(jīng)理們的變更請(qǐng)求。既然所有這些人都屬于客戶組織，項(xiàng)目組傾向于認(rèn)為這些請(qǐng)求應(yīng)該接受。這是大錯(cuò)特錯(cuò)的。最終用戶會(huì)經(jīng)常提出范圍變更要求，但是他們沒有能力去批準(zhǔn)進(jìn)行這些變更。甚至一個(gè)客戶經(jīng)理也不能批準(zhǔn)范圍變更的請(qǐng)求。唯一有權(quán)的人是主辦人（除非主辦人將其權(quán)力委托給了其他人）。一些項(xiàng)目之所以會(huì)陷入困境是因?yàn)轫?xiàng)目組自以為他們得到了批準(zhǔn)去進(jìn)行范圍變更，但是后來(lái)卻發(fā)現(xiàn)真正有權(quán)的人，即主辦人，并沒有同意。
項(xiàng)目組的責(zé)任：既然項(xiàng)目組成員與客戶之間有很多的交流機(jī)會(huì)，他們就是最常收到范圍變更請(qǐng)求的人。因此，整個(gè)項(xiàng)目組必須知曉范圍變更管理的重要性。所有的組員都必須察覺到出現(xiàn)的變更并將它們反映給項(xiàng)目經(jīng)理。如果他們自己接納了額外的工作，那么他們的任務(wù)很有可能要滯后完成，這會(huì)危害到整個(gè)項(xiàng)目。
亡羊補(bǔ)牢為時(shí)未晚
如果您發(fā)現(xiàn)您的項(xiàng)目就要超出預(yù)算且超過(guò)交付時(shí)間，要盡力去查找原因。一些情況下，您會(huì)發(fā)現(xiàn)您正在做的工作僅僅是超出最初協(xié)議范圍的工作。為范圍變更管理下一個(gè)定義的最好時(shí)機(jī)是在此項(xiàng)目開始前（作為項(xiàng)目管理過(guò)程的一部分）。然而，如果您沒有在合適的時(shí)候做好這件事的話，亡羊補(bǔ)牢猶為時(shí)未晚。項(xiàng)目經(jīng)理必須定下一個(gè)短期的暫停時(shí)間來(lái)和客戶共同處理范圍變更請(qǐng)求的審查和批準(zhǔn)。然后每個(gè)人必須對(duì)新的變更有所認(rèn)識(shí)。
如果這么做至少有一個(gè)好處的話，那就是該項(xiàng)目組和客戶能直接看到：既然此項(xiàng)目已經(jīng)陷入困境，那么不控制范圍會(huì)出現(xiàn)怎樣的后果。于是他們能更好地理解范圍變更管理的目的，并且會(huì)更樂(lè)意去處理未來(lái)更嚴(yán)峻的問(wèn)題。